हर दिन, दुनिया में 183 बिलियन ई-मेल भेजे जाते हैं। हम आपको बताएंगे कि सामान्य द्रव्यमान में आपका पत्र क्यों नहीं खोया गया है। और इसलिए कि प्राप्तकर्ता न केवल उसे टोकरी में भेजता था, बल्कि उसे सकारात्मक प्रतिक्रिया भी देता था। एक व्यापार पत्र लिखने के नियम हर किसी के लिए उपयोगी होंगे। अपवाद के बिना। पत्र कैसे होना चाहिए?
परंपरागत रूप से शुरू करना जरूरी है: "प्रिय इवान सर्गेविच, हैलो!" एक ऐसा मामला था जब एक बड़ी कंपनी ने अपने पत्राचार में क्लासिक अपील "प्रिय" को "प्रिय" में बदल दिया। और हालांकि, ऐसा लगता है, भावनात्मक रूप से अपील गर्म हो गई, साझेदार सतर्क थे। किसी भी मामले में ग्रीटिंग के रूप में "दिन का अच्छा समय" वाक्यांश का उपयोग न करें - सबसे पहले, कोई भी जीवन में बात नहीं करता है, और दूसरी बात, आपको यह धारणा मिल सकती है कि जब पत्र प्राप्त होता है तो आपको परवाह नहीं है।
क्या मैं स्माइल के लिटर में उपयोग कर सकता हूं?
अगर पत्र किसी अजनबी को संबोधित किया जाता है और यह एक व्यावसायिक प्रकृति का है, तो स्माइलीज एड्रेससी में परिचितता की भावना पैदा कर सकती है। सहकर्मियों को संबोधित अनौपचारिक पत्रों में, मुस्कुराहट प्रतिबंधित नहीं हैं। हालांकि, अगर इस पत्र में जानकारी है कि एक दिन आपकी कंपनी के सीईओ की आवश्यकता हो सकती है, तो सोचें कि क्या आप मुस्कुराते हुए कोष्ठक को अपनी आंख पकड़ने के लिए चाहते हैं?
लिटर के टोन को प्रभावित करने के लिए नकारात्मक भावनाओं को कैसे न दें?
जब आप किसी चीज़ से असंतुष्ट होते हैं, लेकिन नकारात्मक भावनाओं के रूप में अपराधी के साथ संबंध तोड़ना नहीं चाहते हैं, लेकिन उनके साथ एक रचनात्मक वार्तालाप करने जा रहे हैं, तो तुरंत पत्र न भेजें। आइए उस सहयोगी को पाठ पढ़ें जो संघर्ष में शामिल नहीं है, या बाद में इसे भेजें जब आप स्वर में एक अक्षर तटस्थ लिख सकते हैं।
आपको लेफ्टर्स को निर्दिष्ट करने के लिए क्या कारण हैं?
एक पत्र हमेशा एक विषय होना चाहिए। यह स्थिति संदेश देता है और अक्सर स्पैम में आने से बचाता है। विषय आपको या आपके सहयोग के विषय के साथ इंगित करने के लिए संक्षिप्त और ताकतवर होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कॉन्फ़्रेंस, फ़ोरम या प्रदर्शनी में किसी ग्राहक से मुलाकात करते हैं, तो यह मानना तार्किक है कि विषय "ऑफ़र" या "सहयोग" विषय के साथ अपने बॉक्स में बहुत सारे अक्षर होंगे। इसलिए, उसे अपना नाम या कंपनी का नाम बेहतर याद दिलाएं। और यदि आप लंबे समय से ज्ञात हैं, तो पत्र के विषय में टीमवर्क का विषय या पत्राचार का अवसर इंगित करता है: "प्रश्न ...", "टिप्पणी ..."
क्या यह आधिकारिक भाषा से सरकारी भाषा में जाने के लिए काम करता है?
यदि आपको सख्त व्यापार स्वर में लिखा गया एक पत्र प्राप्त हुआ है, तो आपको इसे उसी तरह उत्तर देने की आवश्यकता है। एक व्यापार पत्र लिखने के इस नियम को उपेक्षा नहीं करना चाहिए।
अनुभव से पता चलता है कि औपचारिक भाषा से व्यापारिक पत्राचार में अनौपचारिक रूप से संक्रमण अक्सर निष्क्रिय बातचीत की ओर जाता है। व्यापारिक मामलों पर चर्चा करना और भागीदारों को उनके दायित्वों को पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करना आपके लिए मुश्किल होगा यदि उनके साथ आपका संचार एक दोस्ताना बन गया है। आधिकारिक भाषा दूरी रखने और समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल करने में मदद करती है। औपचारिक शैली अपने स्वयं के बयान में सबसे पहले सही होने में मदद करती है, जिससे बेहतर परिणाम मिलते हैं।
क्या जवाब भेजने के लिए तेजी से पता लगाने के लिए एक तरीका है?
"तत्काल" या "तत्काल" विषय में लिखने के बजाय, पत्र के पाठ में सटीक समय सीमा निर्दिष्ट करना बेहतर है जिसमें आप एक उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए: "मैं आपको ऐसी तारीख तक जवाब देने के लिए कहता हूं" या "मैं आपको इस तारीख के बाद बाद में अपने फैसले के बारे में सूचित करने के लिए कहता हूं। उत्तर की उम्मीद करने के लिए addressee बताकर प्रक्रिया को तेज करने की कोशिश न करें: "मैं आपकी सहमति की उम्मीद कर रहा हूं" या "मैं सकारात्मक में जवाब देना चाहता हूं।" व्यक्ति को खुद के लिए सोचने का मौका दें।
किसी भी मामले में, क्या यह महत्वपूर्ण महत्वपूर्ण उपयोग करते हैं?
इस उपकरण का उपयोग तभी किया जाना चाहिए जब पत्र में कहा गया मामला वास्तव में आपके लिए न केवल आपके लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि आपके एड्रेससी के लिए भी महत्वपूर्ण है। क्या आपको लगता है कि सभी मामले इस तरह हैं? अपने सभी इंटरनेट अक्षरों को लाल झंडे और विस्मयादिबोधक चिह्नों के साथ चिह्नित करें - गलत। एक मुर्गी और भेड़िया के बारे में परी कथा याद रखें: जब आपको वास्तव में तुरंत पढ़ने के लिए एक पत्र की आवश्यकता होती है, तो इसे अनदेखा कर दिया जाएगा।
वास्तव में क्या असफलता में लिखने के लिए लिखते हैं?
अगर आपको कुछ मना करने के लिए मजबूर होना पड़ता है, तो विफलता के बयान के साथ संदेश शुरू न करें। संक्षेप में अपने निर्णय के कारणों का वर्णन करें और यह स्पष्ट करें कि कुछ परिस्थितियों में इस मामले पर विचार करना संभव है। आपको दिखाए गए ब्याज के लिए धन्यवाद, मामले के इस तरह के नतीजे के बारे में खेद व्यक्त करें और सकारात्मक नोट पर पत्र खत्म करें, उदाहरण के लिए, "मैं सफलता की कामना करता हूं"।
अगर पत्र बहुत लंबा है तो क्या करना है?
टेक्स्ट का ढांचा बनाएं, इसे अध्यायों, अनुच्छेदों, अनुच्छेदों में विभाजित करें - अन्यथा लंबे संदेश को समझना मुश्किल है। यदि जानकारी एक निरंतर टुकड़े द्वारा दी जाती है, तो दूसरी पंक्ति पर व्यक्ति इसमें रुचि खोना शुरू कर देता है। बड़े इंटरनेट अक्षरों को संकलित करने के लिए आदर्श सूत्र इस तरह दिखता है: एक विचार एक पैराग्राफ है। जटिल वाक्यों और धुंधले वाक्यांशों से बचना भी महत्वपूर्ण है। अपने पत्र का त्वरित जवाब देने के लिए, एक व्यक्ति को पहली बार समझने में सक्षम होना चाहिए कि वे वास्तव में उससे क्या चाहते हैं।
सब्सक्राइब करने के लिए बेहतर कैसे है?
पत्र का जवाब देते हुए, यह आपके नाम और उपनाम के अंत में इंगित करने के लिए पर्याप्त है। यदि आप पत्राचार शुरू करते हैं, तो इसके अतिरिक्त अपनी स्थिति और संपर्क फोन नंबर इंगित करें। पत्र की शुरुआत में "अपील" अपील की शुरुआत में, इसे "आपका ईमानदारी से" वाक्यांश के साथ समाप्त न करें। लिखें: "सर्वश्रेष्ठ सम्मान" या "ईमानदारी से आपका"। मेलर में कई प्रकार के हस्ताक्षर प्राप्त करें और स्थिति के आधार पर उनका उपयोग करें।
गांव ग्रैंडफादर पर।
• शोध कंपनी राडिकाती समूह के मुताबिक दुनिया भर में 183 बिलियन इंटरनेट पत्र भेजे जाते हैं, अर्थात प्रति सेकंड 2 मिलियन से अधिक पत्र हैं।
• एंटी-स्पैम सिस्टम के एक प्रसिद्ध निर्माता कैस्पर्सकी लैब ने अनुमान लगाया कि एक दिन में भेजे गए सभी मेल का 80% स्पैम है।
• मेलअप मीडिया एजेंसी के 70 मिलियन पंजीकृत उपयोगकर्ताओं के गैलुप मीडिया एजेंसी के अनुसार, लगभग 8 मिलियन प्रतिदिन अपने मेलबॉक्स की जांच करते हैं।
• अधिकांश स्पैम अमेरिका, रूस और पोलैंड से भेजे जाते हैं।
• अनधिकृत विज्ञापन का सबसे लगातार विषय, जो मेल द्वारा भेजा जाता है, दवाएं और परिचित हैं।